تأسيس إدارة للتعلّم والتطوير من الصفر

عندما أسست إدارة التدريب والتطوير في إحدى الجامعات، لم تكن هناك أي إدارة على الإطلاق. لم يكن هناك تقويم للتدريب، ولا سجل لمن تلقى التدريب، ولا فكرة مشتركة عن شكل العمل الجيد. وكان أكثر من 175 عضو هيئة تدريس و40 موظفًا ينتظرون. هذا هو الترتيب الذي سأتبعه مرة أخرى في أي مؤسسة، والمخطِّط المرفق بهذا المقال يشرح كل خطوة.

1. استمع قبل أن تبني

من المغري أن تبدأ بشراء الدورات أو اختيار نظام لإدارة التعلّم. لكن ابدأ بالناس. في الشهر الأول، تحدّث مع القادة عن أولوياتهم، واسأل المديرين أين تواجه فرقهم صعوبة، واستطلع آراء الموظفين. تكفي ثلاثة أسئلة للبدء:

• ما الذي يعيقك عن أداء عملك على أفضل وجه؟
• ما الذي تمنّيت لو تعلّمته عندما بدأت؟
• أين تحدث الأخطاء أو التأخيرات في أغلب الأحيان؟

ستجد أن بعض المشكلات ليست مشكلات تدريبية أصلًا. فالإجراءات غير الواضحة والأدوات الناقصة وعبء العمل لا يمكن حلها بورشة عمل. وقول ذلك مبكرًا يبني الثقة مع القيادة.

2. غطِّ الأساسيات

أعدّ قائمة بالتدريب الإلزامي: الصحة والسلامة، وحماية الأطفال، وحماية البيانات، وكل ما تتطلبه الجهة التنظيمية أو الترخيص. وسجّل من أكمله ومتى تنتهي صلاحيته. قد لا يكون هذا العمل مثيرًا، لكنه يحمي المؤسسة ويمنحك سببًا للقاء كل مدير.

3. اتفقوا على شكل العمل الجيد

لا يلزم أن يكون إطار الكفاءات طويلًا. صفحة واحدة لكل دور، فيها من أربعة إلى ستة سلوكيات وكيف تبدو في كل مستوى، تكفي. فهو يمنح كل قرار لاحق نقطة مرجعية: ماذا ندرّب، ومن يحتاج إليه، وكيف نعرف أنه نجح.

4. خطّط للعام

انشر تقويمًا سنويًا للتدريب. يخطط الناس وفقًا له، ويتمكن المديرون من إتاحة الوقت لموظفيهم مسبقًا، وتتوقف عن إدارة كل شيء كحالة طارئة. واترك نحو ربع التقويم مفتوحًا للاحتياجات التي تظهر خلال العام.

5. اختر الأدوات أخيرًا

بعد أن تعرف ما تحتاج إلى تقديمه وتتبّعه، أعدّ نظام إدارة التعلّم. ابدأ بثلاثة أشياء: كتالوج المقررات، والتسجيل، وتقارير الإكمال. وأضف الميزات فقط عندما يحتاج إليها أحد. فالنظام البسيط الذي يستخدمه الناس أفضل من نظام قوي يتجنبونه.

6. أظهر ما الذي تغيّر

قدّم تقارير تتجاوز أعداد الحضور. فالاستبيانات القصيرة للمتابعة، ولقاء المتابعة مع المدير بعد أسابيع من التدريب، وأمثلة ملموسة على تغيّر الممارسة، تخبر القادة بأكثر بكثير من عدد المقاعد الممتلئة. كما تدعم هذه التقارير طلب ميزانية العام التالي.

تسعون يومًا أولى واقعية

• الأسابيع 1 إلى 4: المقابلات، واستبيان الموظفين، وقائمة بالتدريب الإلزامي.
• الأسابيع 5 إلى 8: مسودة كفاءات لدورين أو ثلاثة أدوار رئيسية، وأول تقويم للتدريب.
• الأسابيع 9 إلى 12: تنفيذ أولى الجلسات ذات الأولوية، وإعداد تتبّع بسيط، ومشاركة تقرير قصير مع القيادة.

باختصار: استمع، وغطِّ متطلبات الامتثال، وحدّد شكل العمل الجيد، وخطّط للعام، ثم أضف الأدوات.

هل تريد مساعدة في ذلك؟

يرتبط هذا الدليل بخدمة تأسيس إدارة التعلّم والتطوير. تواصل معنا للحديث عن مؤسستك أو مدرستك.

أدلة أخرى: كيف تجري تحليلًا للاحتياجات التدريبية · التخطيط للأيام التسعين الأولى للموظفين الجدد